Referat Organizacyjno - Prawny

Pracą referatu kieruje Kierownik.

W referacie realizowane są sprawy w zakresie:

1) prowadzenie sekretariatu Wójta, a w szczególności:
a) obsługa centrali telefonicznej,
b) przyjmowanie korespondencji kierowanej do Urzędu,
c) wysyłanie korespondencji z Urzędu,
d) odbiór i dostarczanie korespondencji do Urzędu Pocztowego,
e) przyjmowanie zeznań świadków w sprawie pracy w rolnictwie i zlikwidowanych zakładach,
2) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji wynikającej ze stosunku pracy wobec pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem kierowników jednostek organizacyjnych działających w zakresie oświaty,
3) opracowanie zakresów czynności dla kierowników referatów oraz samodzielnych stanowisk w uzgodnieniu z bezpośrednimi przełożonymi tych stanowisk i przedkładanie
 ich do zatwierdzenia Wójtowi,
4) protokołowanie narad, spotkań kierownictwa Urzędu z pracownikami,
5) prowadzenie spraw związanych z odbywaniem praktyk i staży w Urzędzie,
6) nadzór i kontrola dyscypliny pracy  w  Urzędzie,
7) prowadzenie wykazu upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Wójta i zbioru innych upoważnień,
8) prowadzenie spraw z zakresu szkoleń, dokształcenia i doskonalenia zawodowego  pracowników Urzędu,
9)   prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
10) koordynowanie kontroli wewnętrznych i zewnętrznych zarządzanych przez Wójta,
11) prowadzenie rejestru kontroli,
12) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Tomaszowie Mazowiecki w zakresie promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy,
13) nadzór nad listą obecności pracowników,
14) prowadzenie kontroli szkoleń pracowników Urzędu Gminy,
15) przygotowywanie projektów dokumentów z zakresu funkcjonowania Urzędu,
16) prowadzenie rejestru zawieranych umów zleceń, umów o dzieło,
17) przygotowanie i realizacja zadań wynikających z przepisów dotyczących kultury i  sportu, 
18) organizowanie imprez artystycznych, spotkań kulturalnych, uroczystości samorządowych
 i państwowych przewidzianych w planach rozwoju kultury,
19) współpraca z Kołami Gospodyń Wiejskich, zespołami ludowymi, orkiestrami i innymi organizacjami  w zakresie ich działalności kulturalnej,
20) organizowanie zajęć, zawodów sportowo-rekreacyjnych,
21) zapewnienie terminowego przygotowania materiałów dla potrzeb Rady i jej Komisji,
22) prowadzenie rejestru uchwał Rady Gminy, wniosków i  interpelacji i przekazywanie
 ich odpowiednim służbom do wykonania,
23) przesyłania uchwał Rady do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego,
24) opracowania na zlecenie Przewodniczącego Rady okresowych informacji z działalności rady i jej organów,
25) przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentów i akt Rady po upływie kadencji,
26) prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
27) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej związanej z wyborami,
28) wydawanie dowodów osobistych,
29) pełnienie obowiązków administratora danych osobowych, a w szczególności:
a) wydawanie upoważnień do obsługi systemu informatycznego,
b) prowadzenie ewidencji osób zatrudnionych przy przetwarzaniu danych,
c) zgłaszanie zbiorów do rejestracji,
d) opracowanie instrukcji w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych,
30) wydawanie decyzji w sprawach ewidencji ludności,
31)  pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji,
32) prowadzenie ewidencji ludności,
33) dokonywanie zameldowania na pobyt stały,
34) dokonywanie wymeldowania,
35) przekazywanie do ZEAS danych o aktualnym stanie ewidencji dzieci i młodzieży w wieku
3 – 18 lat celem poinformowania dyrektorów szkół,
36) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa danych,
37) zawiadamianie o zmianach miejsca pobytu osób podlegających obowiązkowi czynnej służby wojskowej,
38) prowadzenie stałego rejestru wyborców,
39) wydawanie zaświadczeń potwierdzających zameldowanie,
40) opracowywanie Gminnego Programu Polityki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych
 i sprawozdania z jego wykonania,
41) obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
42) przyjmowanie zawiadomień o organizowaniu zgromadzeń,
43)  wykonywanie zadań w zakresie zbiórek publicznych;
44)  występowanie w charakterze pełnomocnika Wójta w postępowaniach sądowych, administracyjnych i przed innymi organami orzekającymi,
45) informowanie o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie zadań realizowanych przez Gminę,
46) udzielanie opinii, wyjaśnień i porad prawnych w sprawach prowadzonych przez Urząd
i jednostki organizacyjne Gminy,
47) opiniowanie pod względem prawnym projektów uchwał Rady Gminy,
48) planowanie zakupu nowego sprzętu komputerowego,
49) modernizacja sprzętu komputerowego,
50) konserwacja i naprawa sprzętu komputerowego,
51) administrowanie siecią,
52) organizacja i koordynacja szkoleń komputerowych pracowników Urzędu,
53) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa danych,
54) opracowanie i aktualizacja planu ochrony zasobów teleinformatycznych,
55) kontrola bieżącego systemu i sieci teleinformatycznych,
56) realizacja zadań Administratora Bezpieczeństwa Teleinformatycznego,
57) współpraca z Pełnomocnikiem ds. Ochrony Informacji Niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych,
58) prowadzenie ksiąg inwentarzowych w zakresie sprzętu informatycznego w Urzędzie Gminy,
59) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej i strony www.,
60) bieżąca kontrola zgodności funkcjonowania sieci lub systemu teleinformatycznego
ze szczególnymi wymaganiami bezpieczeństwa,
61) sprzątanie pomieszczeń biurowych,
62) utrzymanie samochodu w należytym stanie,
63) planowanie i realizacja zakupów związanych z obsługą administracyjno – gospodarczą Urzędu oraz gospodarowanie środkami rzeczowymi Urzędu.
64)  realizowanie innych powierzonych zadań wynikających z przepisów szczególnych
w zakresie właściwości referatu.